RSS
| Startovní fáze výběru ekonomického systému |
 |
 |
 |
|
Autorem odborného článku k hlavnímu tématu je Lukáš Kříž, externí redaktor Nákup ekonomického softwaru není jednoduchou záležitostí. Takto lapidárně shrnul Randolph P. Johnston, konzultant a výkonný viceprezident společnosti Network Management Group, svého průvodce nákupem aplikací pro vedení účetních agend. Vybraný ekonomický program musí mít správnou velikost, neměl by obsahovat více nebo méně funkcionalit, než jaké využijete a jeho dodavatel má opravy a upgrady poskytovat v podstatě okamžitě. Termín >>správná velikost<< sice nelze jednoznačně definovat, ale při nedodržení tohoto – zde vágně definovaného – parametru mohou uživatelé řadu úkonů vykonávat zbytečně manuálně nebo je zadávat do prostředí a souvislostí, jež nikdy nevyužijí. Dodavatelský servis je důležitý z pohledu celkové doby investice do ekonomického systému. Ten bude v organizaci sloužit nejspíše řadu let, a tudíž musí jeho producent zajistit a zaručit zanesení všech funkčních, legislativních a bezpečnostních změn. Základem je interní analýza Podle Johnstona by bylo rozhodně chybou celý nákup účetního softwaru řešit pouze důkladným prostudováním funkčních specifikací dané nabídky. Nejprve organizace musí detailně porozumět vlastním obchodním a provozním procesům. K nim potom přiřadí vhodné programové řešení. V této souvislosti lze předpokládat, že dobře provedená analytická část výběru přinese i zefektivnění procesů, které v organizaci probíhají. Některé podniky budou klást důraz na komplexní evidenci zaměstnanců, jiné takový modul vůbec nevyužijí, neboť jej provozují v samostatném programu. Pro některé představuje podstatnou součást fakturace, pro jiné například napojení na bankovní systém. Právě tyto parametry musí organizace přeměnit v metriky, jimiž se výběr vhodného – správného – ekonomického softwaru bude řídit. Každý podnik by ve chvíli výběru účetního programu měl sestavit tzv. technologický poradní výbor. V něm najdou uplatnění manažeři ze všech divizí, případně oddělení podniku. Cílem jeho snah je postihnutí všech činností, jež v organizaci probíhají, a které musí ekonomický systém podchytit. Každý z členů výboru musí připravit přehled svých požadavků a způsoby jejich řešení. Následně vznikne dokument, jenž vcelku přesně definuje veškeré potřeby podniku. Právě z něj musí volba vhodného programu vycházet. Randolph Johnston se domnívá, že procesní a činnostní screening, kterým organizace projde, nakonec vyústí v mnohem barvitější obraz skutečnosti, než jaký si zástupci podniku mohli vůbec představit. Měli by jej využít k úpravám vybraných úkonů, jež přinesu vyšší efektivitu. Vhodný neznamená každý Mnoho laiků by si na první pohled mohlo říci, že „současné ekonomické systémy jsou natolik inteligentní, že se dokáží přizpůsobit jakémukoli byznysu.“ Nejde o nijak zcestnou myšlenku. Ekonomických systémů jsou na trhu stovky. Jejich základní funkcionalita se téměř neliší. V podstatě jde tedy pouze o to si z těch stovek programů vybrat. Ač to ve světle úvodní věty nevypadá jako nijak problematický úkol, opak je pravdou. Každý z programů disponuje množinou vlastních – často unikátních – funkcí. O tom, které podnik využije, a které jsou pro něj zcela zbytečné, musí rozhodnout technologický výbor. Pokud by vzal první nabízené řešení, může se podnik dostat do situace, v níž by systém z větší či menší části nevyhovoval, případně jej z nějaké míry vůbec nevyužil. A přitom by za něj platil. Nejhorší variantu podobně unáhlené volby představuje podřizování se funkcionalitám zvoleného systému. Jinými slovy jde o to, že se podnikové procesy začnou přizpůsobovat možnostem programu. To rozhodně není ideální řešení. Ke slovu v otázce výběru nevhodného systému přicházejí i na první pohled neviditelná ekonomická úskalí. Ve chvíli, kdy se rozeběhne implementace podobného řešení, začnou narůstat náklady na instalaci, na technické pracovníky a na školení uživatelů. Jak takové náklady odůvodnit ve chvíli, kdy se ukáže, že vybraný systém částečně nebo zcela nevyhovuje? Že se celá akce výrazně prodraží a opozdí, není třeba zdůrazňovat. Johnston zjevně nabádá organizace k tomu, aby analytickou část nepodceňovali. Čím více času a práce věnují rozboru vlastních procesů a činností, tím více ve finále i ušetří. Výhody a úskalí vzájemného přizpůsobení V praxi, v průběhu doby dochází ke vzájemnému provázání života organizace a jejího ekonomického systému. Jednou jej management přizpůsobí chodu podniku, podruhé se ukáže jako výhodnější adaptace vnitřních procesů na program. Ve výsledku by systém měl pracovat rychle a co nejvíce automaticky. Je-li tomu jinak, znamená to, že systém nevyhovuje nebo není úspěšně naimplementován a uzpůsoben chodu podniku. Odvrácenou stranu přizpůsobení se možnostem aplikace představuje již zmíněné „zotročení“ organizace softwarem. Johnston podotýká, že částečné zotročení ze strany aplikace představuje realitu pro mnoho podniků. Pokud si to management uvědomí, otevírá se mu cesta k pořízení nového řešení, jež bude sloužit, a nikoli vládnout. Porovnejte a nechte si předvést Cena nepředstavuje nevýznamný faktor. Je ovšem třeba mít na paměti, že prosté srovnání nákladů na pořízení jednotlivých licencí povětšinou nepřinese kýžený efekt. Jednotlivé systémy se liší počtem standardních a nadstandarních funkčních modulů. Za druhé uvedené musí zákazník připlatit. Na základě výsledků procesní analýzy a prozkoumání funkčních možností programů navrhne podnikový technologický výbor dodavatele, kteří z primárního posouzení vyšli úspěšně. Ti by na vyzvání měli své produkty představit a seznámit členy komise s jejich možnostmi. |
