Digitální kalendář má na sto milionů lidí, využívá ho ani ne procento!

Důležitost kalendáře v životě je prokazatelná, 84 % populace ho považuje za užitečnou až nezbytnou součást pracovního i osobního života. V posledních letech se mluví o úpadku jeho papírové a nástupu digitální verze.

Vzrůstající popularitu digitálu můžeme v první řadě přisoudit zvýšené oblibě mobilních zařízení (chytrých telefonů a tabletů), v druhé řadě prvkům navíc, které digitální kalendář oproti papírovému zvýhodňují. Je pořád s vámi, můžete ho sdílet napříč všemi vašimi zařízeními nebo případně s dalšími osobami, posílat skrze něj pozvánky, dostávat upozornění...

kalendářSlužeb a aplikací je celá řada a každá nabízí trochu jiné „vychytávky“. Podívejme se na kloub tomu, proč i přes nespočet benefitů používá digitální kalendář tak málo uživatelů.

Přes veškeré výhody digitálního kalendáře většina lidí, včetně uživatelů Internetu, stále preferuje tradiční papírovou podobu. Nejmarkantnějším příkladem je Francie, kde 23 % „připojených“ nepoužívá žádnou digitální verzi, ale papírovou klasiku. Ta má bezesporu spoustu pozitiv a průměrně vytíženému člověku stačí k tomu, aby si udělal ve svých aktivitách pořádek. Mnoho lidí preferuje papírový diář pro ničím nenahraditelný pocit, který prožívají při aktu psaní. Kontakt pera s papírem jim údajně pomáhá vštípit si lépe své schůzky či připomínky do paměti. Satisfakci přináší i pocit při fyzickém „odškrtnutí“ hotového úkolu ze seznamu povinností. Používání papírového kalendáře popisují jako více „individuální“ „osobní“ a „kreativní“ způsob plánování. Někteří se k papíru vrací, aby znovu získali kontrolu nad svým životem a našli svůj vlastní systém organizace.

Hlavním důvodem, proč lidé aktivně nepoužívají digitální kalendář nebo to-do list je složitý způsob ovládání. Někteří jedinci dokonce vůbec nevědí, jak se takový digitální kalendář používá nebo nevěří v jeho výhody. Uživatelé se špatnou zkušeností si myslí, že digitální kalendář zabírá zbytečně moc času, než se v něm zorientují. Příčinou je i lidská pohodlnost a neorganizovanost nebo obava z neznámého. V korporátním prostředí se zaměstnanci bojí, že budou jejich aktivity, včetně těch osobních, sledovány managementem. Ten i z tohoto důvodu selhává v přesvědčování pracovníků, aby digitální kalendář skutečně používali. K zaznamenávání pracovních, studijních nebo osobních aktivit a úkolů ho aktivně využívá méně než 1 % z více než 100 miliónů lidí. Zbytek ho pouze pasivně vlastní.

Pořadí prvků, které musí podle uživatelů každý digitální kalendář mít, seřazené dle priorit (podle aytm.com):

1. snadné ovládání,

2. dobrý design,

3. funkce upozornění a připomínek,

4. kompatibilnost s jinými aplikacemi a službami.

Spousta z nás je vytížená natolik, že jediný způsob, jak tzv. přežít, je dobrý time-management. Každý den potřebujeme zvládat několik pracovních, studijních i osobních úkolů zároveň, a přitom si udělat čas na odpočinek a zábavu. Pokud uvažujete, jak naplánovat vaše dny tak, abyste minimalizovali stres, měli byste začít používat kalendář, který uspokojí vaše individuální potřeby.

Mezi populární digitální kalendáře a to-do listy patří Google Kalendář, Outlook, Apple Calendar, iCal, Wunderlist, Todoist, Cozi nebo Any. Problém nastává, pokud spravujete více účtů (např. pracovní Outlook a osobní Google). Podle průzkumu aytm.com používá hned několik digitálních kalendářů a to-do listů najednou 14 % respondentů a 62 % k jeho spravování využívá různé aplikace na několika zařízeních.

Řešení pro ty, kteří chtějí synchronizovat všechna svá zařízení, účty a kalendáře je například emailový klient eM Client, který je kompatibilní s jinými aplikacemi a službami, a proto umí veškerou vaši agendu přehledně propojit. Uživatel tak může vidět více oddělených kalendářů v jednom rozhraní. V pracovním kalendáři vidí, že má v pátek důležitou schůzku, a v tom osobním, že v sobotu slíbil dětem návštěvu ZOO. Ovládání je přitom snadné a rychlé, a proto se v prostředí rychle zorientuje. Navíc, díky kvalitnímu zabezpečení nemusí mít žádný strach o zneužití svých osobních informací.

Z osobních zkušeností autora článku však vyplývá, že není třeba se používání kalendáře obávat, ani když se sejdou v jednou zařízení kalendáře z více aplikací. Chce to si prostě zvyknout na zpsůsob práce s ním. Osobně používám na všech zařízeních pod velením Googlu Google Kalendář, který umí převést informace i z MS Outlooku 365, zadávat úkoly pod účtem Google i z mnoha dalších aplikací. Chce to jen si zvyknout na to, jaká akce patří k jakému účtu. Pak si například v Google kalendáři můžete nechat zobrazit přehledně všechny akce na ten který den, i když pocházejí z různých účtů. Důležité je – při vkládání akce v Google Kalendáři – si vyznačit nejprve účet, kterému chceme zadávanou akci přiřadit. Jednotlivé akce se pak od sebe barevně rozlišují (pokud to tak chcete).

Samozřejmě, zmíněný eM Client pracuje podobně a také se nebojí více účtů v různých poštovních službách. Důležitá je jedna věc: začít. Vyzkoušet si, jak který klient funguje a jak se do něj zadávají akce, úkoly a jak se nastavuje připomínání – zda vyskakovacím oknem na obrazovce nebo zasláním e-mailu v nastavený čas. Pak si také musíte nastavit a využívat funkci opakování. To tehdy, když na vás v návalu práce vyskočí připomínka, že máte něco udělat. Pokud si klepnete na tlačítko „Odložit“, po nastavené době se vám akce znovu připomene. Pokud však klepnete na tlačítko „Přijmout“, „Ano“ a podobně, akce je elektronikou vyhodnocena jako splněná a Kalendář už vás dále nebudeš prudit.

Důležité je také nastavení zobrazení. S výhodou používám náhled akcí, které jsou seřazeny po dnech pěkně pod sebou. A když nějakou splním, s gustem si ji nechám přeškrtnout jako splněnou. Tím se používání elektronického Kalendáře blíží používání toho papírového.

Takže nezapomeňte, elektronický Kalendář je tu, aby sloužil. A vy si na něj musíte zvyknout. Trvá to pár dní – a pokud se neučíte pracovat se správnými náhledy a se svým časem, možná vám pak zbude i víc času na sebe samotného i třeba na vaše blízké.