RSS
| Informační chaos: Kdo, proč a jak využívá ECM |
 |
 |
 |
|
Autorem odborného článku k hlavnímu tématu je Lukáš Kříž, externí redaktor. V posledních letech vykazuje tržní segment řešení pro právu obsahu v podnicích dvouciferné meziroční nárůsty. Hlavní příčinou opularity nástrojů pro ECM neboli Enterprise Content Management je podle ýzkumníků organizace AIIM snaha ovládnout informační chaos, který organizacích vzniká. Současně lze touto cestou zvýšit produktivitu, dokonalit sdílení znalostí a omezit některé náklady. ECM lze praktického pohledu považovat jak za koncept, tak za produkt. Bylo by naivní se domnívat, že některá organizace naplnila vzi >>jednotného systému ECMjednotného zdroje informací< V přístupu k budování ECM hrají významnou roli borově specifické požadavky. Mimo jiné to znamená, že do tvorby řešení musí být zapojení specialisté na danou vertikálu. Ti budují robustní úložiště, integrují, pracují s komponentami kategorie open source anebo s funkcionalitami SharePoint. Použitý výzkum nese název >>State of the ECM Industry 2011< Chaos: stav a výhled Proč do ECM organizace investují? Podle zjištění výzkumníků AIIM chtějí podniky v prvé řadě zvýšit efektivitu a optimalizovat procesy. Důležitý faktor stále představuje dosahování shody, které patřilo k největším prioritám v roce 2007. Zlepšení spolupráce rovněž představuje významný benefit ECM. Komunikace Ty podniky, které dosud žádné řešení ECM neprovozují mají obavy o přesnost a dostupnost svých informací. Za největší problém označují elektronickou poštu. Systémy ECM v této souvislosti podporují integritu a dohledatelnost informací. Podle výsledků výzkumu AIIM vzrůstá důvěryhodnost zdrojů zhruba trojnásobně. Polovina respondentů výzkumu označila správu systémů pro okamžitou komunikaci za chaotickou. Necelá třetina se stejně vyjádřila k e-mailům a 28 procent ke kancelářským dokumentům. Uvědomění si obsahového chaosu patří ke spouštěcím impulsům pro pořízení a implementaci ECM. Zhruba dvě pětiny respondentů stále ukládají důležité e-maily do osobních složek ve správcích elektronické pošty. Necelá pětina disponuje automatickým systémem pro rozpoznávání příloh a pro správu záznamů. 19 procent dotázaných spoléhá na indexaci prováděnou zaměstnanci. 15 procent respondentů maže e-maily za určité období, 16 procent je uchovává na dobu neurčitou, 27 procent nemá žádná pravidla. ECM v provozu 16 procent respondentů indikovalo dosažení funkčního ECM. V roce 2010 to bylo 12 procent. Necelá třetina dotázaných právě řešení ECM implementuje. Čím větší organizace je, tím více systémů ECM provozuje. 72 procent respondentů AIIM z řad velkých podniků provozuje 3 a více řešení pro ECM, DM (Document Management) nebo RM (Record Management). Přesně čtvrtina jich má 5 a více. Konsolidace existujících systémů do řešení ECM jediného dodavatele je preferovanou strategií pro 42 procent dotázaných organizací. 19 procent trvale využívá stávající řešení a 23 procent hodlá pořídit nové. 29 procent zvolilo strategii údržby částečných nebo samostatných systémů. 28 procent respondentů se cítí být svým systémem ECM omezováno. Zejména ve chvíli, kdy mají provádět procesní změny. 60 procent dotázaných má za to, že jim oborové požadavky zkomplikují přechod na řešení SaaS nebo cloudová. 68 procent v současnosti instalovaných a provozovaných systémů ECM nemá prohlížeč nebo možnost mobilního přístupu. 6 procent organizací využívá systém ECM kategorie open source. Tento podíl by se v průběhu příštích dvou let měl zdvojnásobit. Mezi malými podniky využívá open source ECM na 8 procent respondentů a 13 jeho nasazení plánuje. 32 procent organizací využívá outsourcing pro papírové archívy. 7 procent stejně přistupuje k elektronickým dokumentům. 4 procenta využívají pro zajištění ECM řešení ve formě služby nebo cloudu. Zájem o ECM Mezi největšími organizacemi s více než 5 tisíci zaměstnanci chtějí 4 procenta zakoupit nové řešení od jednoho dodavatele. Ve velikostní kategorii malých a středních podniků jde o 16 procent. 15 procent největších organizací aktuálně nemá žádnou strategii pro správu obsahu. Tři pětiny podniků chce svým systémem ECM spravovat i papírové dokumenty. 40 procent respondentů chce zajistit shodu se standardy ISO, DoD nebo MoReq. 18 procent dotázaných organizací si jako dodavatele vybralo oborového specialistu. Chtěly tímto krokem získat zajistit splnění specifických požadavků. Ty podniky, které zvolily obecného dodavatele nebo řešení musely v 35 procentech případů věnovat zvýšenou pozornost jejich úpravám. Jejich důvodem jsou opět specifické oborové požadavky. |
