RSS
| Efektivita práce s dokumenty a řízení životního cyklu dokumentů |
 |
 |
 |
|
Na redakční otázky k hlavnímu tématu odpovídá Vladimír Oškera, Account manager 1) Jak v rámci organizace co nejefektivněji sladit životní cykly papírových a digitálních dokumentů? Je konverze vždy tím nejlepším řešením? Dle Gartner v roce 1997 se množství času stráveného na správu dokumentů v organizacích pohybovalo cca 8 hodin týdně zodpovědných pracovníků, co je 20 procent pracovní doby. V roce 2003 to již bylo 40 procent. Jak vidíme požadavek na efektivitu práce s dokumenty a řízení životního cyklu dokumentu je víc než opodstatněný. Otázka sladění životního cyklu papírového versus digitálního dokumentu je spíš metodická. Organizace se nacházejí ve svém business prostředí, ale je zde i nějaký právní rámec, ve kterém se pohybují. Dnešní technologie umožňují „bezpapírovou kancelář“ za určitého TCO. Otázka jestli konverze, je zase v poloze, jestli je „autorizovaná“ ve smyslu zákona, nebo řekněme interní, pro potřeby workflow a archivace. Vhodnou „kategorizací“ papírového dokumentu, a správným zařazením do správného „cyklu“ i s posouzením rizik konverze (hypotetický příklad: určitě budu „archivovat“ smlouvu v papírové podobě s klientem ze státu, kterého soudní systém neakceptuje autorizovaný elektronický dokument jako důkaz) je možné dosáhnout souladu mezi papírem a digitální verzí dokumentu. Lidský faktor opomíjím. Jak se vyjádřila jedna paní účetní: „papír je papír“. 2) Organizace dat se musí řídit jistými pravidly. Jaká existují řešení pro případy, kdy tato pravidla nelze stanovit nebo se neustále mění? „Všichni ke mně, ztrácím přehled“ … Dnes jsou na trhu řešení, která umožnují jednotně spravovat nestrukturované informace, jejich analýzu, případné přiřazení k strukturovaným. Zdroje jako web, sociální sítě, portály konkurence, feedback od zákazníků se můžou proměnit v relevantní obchodní informace, na základě kterých je možno dělat kvalifikovaná rozhodnutí. Na druhé straně, dnes konkurenční boj dovedl společnosti až k ovlivňování mínění právě v sociálních sítích, tudíž vypovídací hodnota těchto informací může být částečně zavádějící. 3) Nestrukturovaná data lze jen obtížně nebo zbytečně pracně klasifikovat. Co s nimi dělat, aby se v organizaci neztratila? Dle mého názoru je to otázka business rozhodnutí. Jestli ty informace vůbec potřebuji. Dnes se okolní prostředí velmi rychle mění, mění se technologie, mění se požadavky zákazníků, mění se lidé, kteří dělají rozhodnutí. Jak dlouhou životnost má informace? Rozhodnutí které jsem udělal včera, jsem udělal za včerejších podmínek. Na druhé straně jestli je potřebuji, dostáváme se do oblasti znalostního managementu, co by mělo znamenat činnost, jejímž cílem je zajistit, aby praví lidé měli v pravou chvíli pravé znalosti. 4) Odlišují se životní cykly dokumentů a informací? Pracují příslušná řešení s dokumenty jako s nosičem dat a informací? Jak už jsem naznačil v předchozí odpovědi, informace má dle mého názoru rozhodne jiný životní cyklus jako dokument. Jistě, dokument je nosičem, dat a také informace. Dokument budu archivovat třeba i sto let, ale informace kterou nese, bude mít v daném čase spíš historickou hodnotu než něco, na základě čeho udělám rozhodnutí. Dnešní řešení jsou postavená tak, že informace z dokumentu v době jeho vzniku může být použita v rozhodovacím procesu dle životnosti informace a samotný dokument může být archivován úplně jinou dobu (třeba i ihned skartován) 5) Jaké trendy zaznamenáváte v podnikových technologiích pro organizaci a kategorizaci dat? Nejsou obcházeny nebo nahrazovány vyspělým vyhledáváním? Je to zase o metodice neboli kategorizaci dokumentu, také o typu organizace. Knihovní archiv v Národní knihovně bude jistě mít metadata v pořádku, alespoň by měl mít. Trend je ale více méně dán objemem zpracovávaných dokumentů a objemem kategorií dokumentu. Čím více generovaných nebo obdržených dokumentů, tím vzniká větší potřeba jejich kategorizace, vytěžování a archivace. Vyspělé vyhledávání je sice schopno najít dokument nebo informaci, ale nespočítá např. trendy z vytěžených informací, které jsem získal z dokumentů 6) Dokáží vaše řešení pracovat současně s papírovými a digitálními dokumenty? Resp. zajistí oběma médiím průchod jejich životními cykly v organizaci? Ano
|
